Eine BEO-Checkliste muss zwei Dinge leisten: Sie muss bestätigen, was verkauft wurde, und die Durchführung möglich machen. Eine allgemeine Checkliste übersieht veranstaltungstypische Details. Völlig getrennte Dokumente führen dagegen zu uneinheitlichen Übergaben.
Verwenden Sie den allgemeinen Teil für jede Veranstaltung und ergänzen Sie den Abschnitt für den passenden Veranstaltungstyp. Der finale BEO sollte Revision, Verantwortliche, Fristen und die benötigten Nachweise für Bankett, Küche, AV, Housekeeping, Technik, Security, Finance und Kunde zeigen.
Allgemeine BEO-Checkliste
Event und kommerzieller Umfang
- [ ] Eventname, Kunde, Datum, Hotel und Event-Owner stimmen.
- [ ] Jede Funktion hat Raum, Start, Ende, Aufbau und Abbau.
- [ ] Vertragliche Leistungen sind von offenen Annahmen und Ausnahmen getrennt.
- [ ] Erwartete, garantierte und maximale Teilnehmerzahl sind sichtbar.
- [ ] Zimmerblock, Veranstaltungsfläche, Paket, Vergünstigungen, Anzahlungen und Abrechnung stimmen mit dem Deal überein.
Raum und Gästewege
- [ ] Layout und Aufbauart sind freigegeben und angehängt.
- [ ] Kapazität wurde für den tatsächlichen Aufbau geprüft.
- [ ] Bühne, Tanzfläche, Registrierung, Buffet, Bar, Ausstellung, Lagerung und Produktion passen.
- [ ] Gästewege, barrierefreier Weg, Servicewege, Türen, Ausgänge und Raumwechsel sind dokumentiert.
- [ ] Aufbaupersonal, Beginn, Raum-fertig-Checkpoint, Abbau und Reset-Owner sind zugewiesen.
Food, Beverage und Service
- [ ] Menü, Serviceart, Essensfreigabe, Pausen, Barzeiten und Nachbestückung sind klar.
- [ ] Frist und Anzahl der finalen Garantie sind dokumentiert.
- [ ] Diäten, Allergien, Kinder-, VIP- und Lieferantenessen haben einen Owner.
- [ ] Abrechnung, Servicegebühren, Steuern, Upgrades und Änderungsregeln sind sichtbar.
AV, Lieferanten und Zugang
- [ ] Screens, Mikrofone, Lautsprecher, Licht, Bühne, Kameras, Strom und Kabel sind definiert.
- [ ] AV-Test, Präsentationsdateien, Technikereinsatz und Eskalationskontakt sind zugewiesen.
- [ ] Anlieferung, Lagerung, Versicherung, Begleitung, Strom und Abbau der Lieferanten sind dokumentiert.
Kontrolle und Verteilung
- [ ] Offene Entscheidungen haben Owner, Frist und Auswirkung bei Verspätung.
- [ ] BEO-Revision, Ausgabezeit, Änderungsübersicht und Verteiler sind vorhanden.
- [ ] Betroffene Abteilungen haben die kontrollierte Version bestätigt.
- [ ] Tages-Checkpoints, Eskalationsbaum und Freigabe für späte Änderungen sind sichtbar.
Zusatz für Hochzeiten
- [ ] Zeremonie, Empfang, Dinner, Tanz, Abschied und weitere Funktionen sind getrennt.
- [ ] Einzug, Auszug, reservierte Plätze, Trauredner, Gang und Dekoration sind geplant.
- [ ] Wetter- oder Regenplan hat einen Owner und eine Entscheidungszeit.
- [ ] Torte, Champagner, Spezialgetränke, Late-Night-Food und Lieferantenessen sind dokumentiert.
- [ ] Planer, Fotograf, DJ/Band, Floristik, Dekoration, Torte und Mietfirmen haben Zugangszeiten.
- [ ] Der Run-of-Show enthält Reden, Eröffnungstanz, Essen, Torte, Tanz, letzte Runde und Abbau.
Zusatz für Firmenmeetings
- [ ] Agenda ist in Sessions, Räume, Referenten, Pausen und Mahlzeiten aufgeteilt.
- [ ] Aufbau und Raumwechsel sind für jede Session aufgeführt.
- [ ] Referentenreihenfolge, Dateien, Mikrofone, Screen, Test und AV-Owner sind bestätigt.
- [ ] Registrierung, Beschilderung, WLAN, Strom, Barrierefreiheit und VIP-Ankunft sind zugewiesen.
- [ ] Kaffee, Pausen, Nachbestückung, Diäten und Essens-Checkpoints sind geplant.
Zusatz für Social-, Gala- oder Charity-Events
- [ ] Empfang, Dinner, Programm, Auktion, Awards, Entertainment und Abbau sind getrennt.
- [ ] Sponsorenbeschilderung, Registrierung, Spenden- oder Zahlungsstationen sind kartiert.
- [ ] Bühne, Moderation, Musik, Licht, Video und Cue-Owner sind bestätigt.
- [ ] Auktionsgegenstände, Lagerung, Ausgabe, Zahlung und Security sind zugewiesen.
Finale Freigabe
Kontrollierte BEO-Revision:
Finale Garantie und Frist:
Freigegebene Diagrammversion:
Offene Entscheidungen und Owner:
Bestätigungen der Abteilungen:
AV getestet durch / Zeit:
Owner für Raum-fertig-Checkpoint:
Tages-Eskalation:
Abrechnung und Änderungen:
Finale Freigabe:
Wenn ein wesentlicher Punkt offen ist, nennen Sie den BEO nicht final. Verwenden Sie die BEO-Vorlage, Meetings für den Workflow und den Leitfaden zu BEO-Fehlern für die Schlussprüfung.