Ein Banquet Event Order, meist BEO genannt, ist das operative Dokument, mit dem ein Hotel die Durchführung einer Veranstaltung steuert. Es verbindet das kommerzielle Versprechen mit der Arbeit im Raum, in der Küche, im Bankett, bei AV, Technik, Housekeeping, Front Office, Security und Finance.
Ein BEO ist nicht nur eine Speisekarte oder eine Zusammenfassung des Vertrags. Er ist ein kontrollierter Ausführungsdatensatz: Was passiert wann und wo, für wie viele Personen, mit welchen Ressourcen, unter wessen Verantwortung und nach welcher freigegebenen Version?
Wofür steht BEO?
BEO steht für Banquet Event Order. Hotels und Veranstaltungsorte verwenden auch Begriffe wie Event Order, Function Sheet, Banquet Order oder Catering Event Order. Die Bezeichnung variiert, der Zweck ist ähnlich: Die Details für Meeting, Hochzeit, Bankett, Empfang, Konferenz oder andere Veranstaltungen zu koordinieren.
Wofür wird ein BEO verwendet?
Ein BEO schafft ein gemeinsames operatives Bild. Er dient dazu:
- Datum, Raum, Zeiten, Aufbau und Teilnehmerzahl zu bestätigen;
- Menüs, Serviceart, Garantien, Allergien und Abläufe zu dokumentieren;
- Layouts, Bühne, AV, Dekoration, Lieferanten und Zugang zu beschreiben;
- Verantwortliche für Aufbau, Service, Änderungen, Abrechnung und Eskalation festzulegen;
- freigegebene Änderungen über kontrollierte Revisionen zu verteilen;
- dem Team am Veranstaltungstag eine Quelle für Checkpoints und Ausnahmen zu geben.
Wenn eine Abteilung wichtige Details aus einer E-Mail ableiten muss oder nicht weiß, welche Anlage aktuell ist, ist der Prozess unvollständig.
BEO und Vertrag
Der Vertrag definiert kommerzielle und rechtliche Bedingungen wie Anzahlungen, Stornierung, Zahlung, Haftung, Zimmerblock und vereinbarte Rechtsfolgen. Der BEO definiert die operative Lieferung: Raumaufbau, Menü, Timing, AV, Personal, Lieferanten und besondere Anweisungen.
Beide Dokumente müssen übereinstimmen, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Wenn der BEO Preis, Vergünstigung, Garantie oder eine andere wesentliche kommerzielle Bedingung ändert, muss die Änderung über den genehmigten Vertrags- oder Änderungsprozess laufen.
Was gehört in einen BEO?
1. Veranstaltung und Verantwortliche
Eventname, Kunde oder Organisation, Datum, Hotel, Ansprechpartner, Event-Services-Verantwortlicher, Abteilungs-Owner und kontrollierte Versionsnummer.
2. Zeitplan und Räume
Jede Funktion braucht Raum, Start- und Endzeit, Gästezugang, Aufbau, Service, Abbau, Raumwechsel und Reset. Zeremonie, Empfang, Dinner, Breakout und After-Party sollten nicht unter einer allgemeinen Eventzeile verborgen werden.
3. Teilnehmer und Garantien
Erwartete Teilnehmer, finale Garantie, maximale Planungszahl, Garantiedeadline, Sitzordnung, VIPs, Barrierefreiheit, Diäten, Lieferantenessen und genehmigte Regeln für Abweichungen.
4. Layout und Aufbau
Das genehmigte Diagramm sowie Bestuhlung, Bühne, Tanzfläche, Buffet, Bar, Registrierung, Ausstellungen, Lagerung, Servicewege, barrierefreier Weg, Strom und Raumwechsel.
5. Food, Beverage und Service
Menü, Serviceart, Freigabe des Essens, Pausen, Barzeiten, Nachbestückung, Allergien, Torte oder Spezialartikel, Culinary-Owner und Abrechnung.
6. AV, Produktion, Dekoration und Lieferanten
Geräte, Technikereinsatz, Testzeit, Präsentationsdateien, Mikrofone, Screens, Licht, Strom, Kabel, Bühne, Dekoration, Anlieferung, Lagerung, Versicherung, Begleitung und Abbau.
7. Abrechnung und Ausnahmen
Master-Account, Selbstzahler, Anzahlungen, Vergünstigungen, Upgrades, Servicegebühren, Steuern, Parken, Internet, Provisionen und Freigaben für Änderungen.
8. Checkpoints und Eskalation
Raum fertig, AV getestet, Lieferant eingetroffen, Registrierung geöffnet, Essen freigegeben, Programm-Cue bereit, Raumwechsel gestartet und Abbau genehmigt. Für jeden Checkpoint braucht es eine verantwortliche Person.
Wer erstellt und nutzt einen BEO?
Erstellt wird der BEO je nach Hotel durch Sales, Catering, Event Services oder einen Koordinator. Genutzt wird er von den Teams, die die Lieferung verantworten:
- Sales und Event Services für Umfang, Entscheidungen und Änderungen;
- Bankett und Küche für Aufbau, Service, Menü und Timing;
- AV, Technik, Housekeeping und Security für technische und Zugangsanforderungen;
- Front Office und Reservierung für Gast-, Zimmerblock- und Anreiseinformationen;
- Finance für Abrechnung, Anzahlungen, Vergünstigungen und Änderungen;
- Kunde oder Planer für die Entscheidungen, die er bestätigen muss.
Die Verteilerliste hängt von der Veranstaltung ab. Verteilen Sie die kontrollierte Version an die betroffenen Abteilungen, nicht automatisch an alle oder nur an das Verkaufsbüro.
Einen BEO prüfen
Prüfen Sie in Abhängigkeitsreihenfolge:
- Identität, Datum, Räume, Verantwortliche und Revision bestätigen.
- Erwartete und garantierte Teilnehmerzahl mit Kapazität und Einkauf vergleichen.
- Zeit, Aufbau, Service und Übergang jeder Funktion prüfen.
- Menü, Allergien, AV, Lieferanten, Barrierefreiheit und Zugang kontrollieren.
- Abrechnung und Vergünstigungen mit dem kommerziellen Datensatz abgleichen.
- Offene Entscheidungen, Fristen, Abteilungsbestätigungen und Eskalation prüfen.
- Sicherstellen, dass Diagramm, Run-of-Show, Lieferantenmatrix und BEO dieselbe Revision verwenden.
Revisionskontrolle
Jede kontrollierte Ausgabe sollte Revisionsnummer, Datum und Uhrzeit, Autor, Freigabe, Änderungszusammenfassung, betroffene Abteilungen und die Version der unterstützenden Dokumente zeigen.
Nennen Sie eine Ausgabe nicht „final“, solange eine wesentliche Entscheidung offen ist. Bei einer späten Änderung müssen Anfrage, Auswirkung, Freigabe, neue Revision und Bestätigung der betroffenen Abteilungen dokumentiert werden.
BEO-Checkliste
- [ ] Event, Datum, Räume, Verantwortliche und Revision stimmen.
- [ ] Jede Funktion hat Zeit, Aufbau, Service, Abbau und Owner.
- [ ] Erwartete, garantierte und maximale Teilnehmerzahl sind getrennt.
- [ ] Layout, Kapazität, Wege, Barrierefreiheit, AV und Servicewege sind bestätigt.
- [ ] Menü, Allergien, Bar, Lieferantenessen und Timing sind vollständig.
- [ ] Lieferantenzugang, Bühne, Strom, Lagerung und Abbau sind zugewiesen.
- [ ] Abrechnung, Vergünstigungen, Anzahlungen und Änderungsregeln stimmen mit dem Deal überein.
- [ ] Checkpoints und Eskalationsverantwortliche sind klar.
- [ ] Alle betroffenen Abteilungen bestätigen die kontrollierte Version.
Starten Sie mit der BEO-Checkliste nach Veranstaltungstyp, nutzen Sie die kostenlose BEO-Vorlage für Dokumente und prüfen Sie BEO-Software oder Vorlage, wenn Volumen und Änderungsrisiko wachsen.
Häufige Fragen
Wofür steht BEO im Hotel?
BEO steht für Banquet Event Order, das operative Dokument zur Koordination der Details einer Hotelveranstaltung.
Ist ein BEO dasselbe wie ein Vertrag?
Nein. Der Vertrag regelt kommerzielle und rechtliche Verpflichtungen, der BEO den operativen Ablauf.
Wer nutzt einen BEO?
Sales, Event Services, Bankett, Küche, AV, Technik, Housekeeping, Front Office, Security, Finance und der Kunde oder Planer nutzen die für sie relevanten Teile.
Wann sollte ein BEO final sein?
Das hängt von Komplexität, Einkauf, Personal, Lieferanten und Hotelprozessen ab. Legen Sie die Fristen rückwärts vom ersten nicht mehr ohne Kosten änderbaren operativen Schritt fest.